Kurallar

Kongre Süresince Uyulması Gereken Kurallar

Standlar 13.5.2017 tarihinde sabah erken saatlerde kurulacak ve aynı gün toplantı bitiminde toplanacaktır. Toplanmayan standlar kongre merkezi görevlilerince sökülecektir. Bu durumda standlara gelebilecek zararlardan üniversitemiz sorumlu olmayacaktır.

Stand kurulum işlemi görevli personel eşliğinde yapılmalıdır. Standlar kurulduktan sonra, tahsis edilen alanların dışına çıkılmamalı, komşu stand alanları ihlal edilmeyecek şekilde kurulmalı ve stand yüksekliği verilen ölçüleri geçmeyecek şekilde düzenlenmelidir.

Belirtilen şartlara uygun kurulum yapılmaması halinde, standın modifiye edilmesi, uygun hale getirilmesi veya kurdurulmaması kongre merkezi yönetimi inisiyatifinde olacaktır.

Standlar yan kısımları açık olarak kurulacak ve yandaki standı engellemeyecek şekilde olacaktır. Standların yan kısmının kurulması ve diğer standları engellemesi halinde sökülecektir. Standlar kurulduktan sonra, standlara ait malzemelerin standların arkasına konulmamasını rica ederiz. Stand malzemeleri ve diğer malzemeler organizasyon sekretaryası tarafından firmalara tahsis edilecek olan depolarda saklanacaktır.

Standların açık olduğu saatlerde, tanıtım görevlileri standlarda bulunmalıdır.

Stand içerisinde kullanılan sesli görüntü aletlerinin kongre salonları içerisindeki toplantı düzenini etkileyecek ve diğer salonları rahatsız edecek tarzda olmamalıdır.

Stand alanlarında dağıtılan promosyonlar ve stand aktiviteleri toplantı aralarında yapılmalıdır.

Promosyon ürünleriniz tarafınıza gösterilecek depoda muhafaza edilecektir. Malzeme sevkiyatlarınız bu alanda görevli olan personellerimiz eşliğinde olacaktır. Stand alanlarında muhafaza edilen promosyonların çalınmasından veya kaybolmasından dolayı organizasyon sekretaryası sorumluluk almayacaktır.

Kongre sırasındaki ikramlarınız için organizasyon sekretaryasına başvurmanız yeterli olacaktır.

Kongre merkezinin duvarlarına stand görevli personeli ile görüşmeden herhangi bir nesne asılmaması, yapıştırılmaması, çivi vb. çakılmamasını rica ederiz. Aksi durumda meydana gelebilecek zararlar, zararı veren şirket tarafından Balkan Kongre Merkezi yönetimine ödenir.

Yangın Talimatı

Kongre merkezinde kullanılacak tüm malzemeler tutuşmaz malzemelerden hazırlanmalıdır. Fuayede firmaların yerleşimi; yangın alarmı, yangın uyarı sistem araçları ve yangın söndürme araçlarını engellemeyecek şekilde olmalıdır.

Güvenlik

Trakya Üniversitesi, kongre sonuna kadar kongre merkezinin ve malzemelerin korunmasını sağlayacaktır. Bu durum, Trakya Üniversitesini herhangi bir kayıp veya çalıntı durumuna karşı sorumluluk altında tutmayacaktır. Kayıp, çalıntı, hasar vb. durumlar için, firmaların malzemelerini sigortalatması önerilir.

Özel İstekler

Lütfen özel talepleriniz ve kongreyle ilgili her konuda bizlerle irtibat kurunuz.

Nakliyat ve Lojistik Hizmetler

Firmalar tarafından kongreye gönderilecek tüm malzemeler daha sonra tarafınıza bildirilecek olan tarih ve saatlerde belirtilen yerde olacak şekilde gönderilmelidir. Lütfen gönderilen koli ve tüm malzemelerin üzerine, size gönderilen formata uygun koli içeriğinin yazılmasını sağlayınız.

Kongre merkezine ulaşan tüm malzemeler, özel olarak hazırlanan depoda firmanıza tahsis edilen alanlara yerleştirilecektir. Üzerinde size gönderilmiş olan koli etiket formatına uygun içeriği belirtilmemiş olan koliler tarafımızdan teslim alınmayacaktır. Kongreye gönderilen tüm koliler üzerinde, tarafınıza gönderilmiş olan formatta malzeme bilgilerinin yer almasını sağlamanız gerektiğini unutmayınız.

Firmanız adına tedarikçileriniz veya diğer üçüncü kişiler tarafından gönderilecek olan malzemeler için size gönderilmiş olan Malzeme Gönderim Formu’nu kullanınız.

Yiyecek İçecek Hizmetleri

Kongre merkezinde konuklarınıza sunmak istediğiniz yiyecek içecek hizmeti için, talepleriniz yazılı olarak Trakya Üniversitesi Sağlık Kültür Daire Başkanlığı'na iletilmelidir. Kongre merkezinde servis edilecek olan yiyecek ve içeceklerle birlikte firma logolu bardak ve peçeteler kullanılabilecektir. Tüm yiyecek ve içecek siparişleri, T.Ü. Sağlık Kültür Daire Başkanlığı tarafından alınacaktır.

Lütfen konuklarınıza sunmayı istediğiniz yiyecek içecekler için, Sağlık Kültür Daire Başkanlığı ile irtibata geçerek, en geç 28 Nisan 2017 tarihine kadar tarafımıza ulaştırmanızı rica ederiz.